Privacyverklaring

Urban Stay verwerkt persoonsgegevens per doel, met een eigen grondslag en een eigen bewaartermijn. Hieronder leest u per stap van de klantreis wat wij verwerken, waarom, wat verplicht of optioneel is en hoe lang wij gegevens bewaren.

Versie 2026-10-23-v9 · geldig vanaf 23 oktober 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

Balkstone B.V., handelend onder de naam Urban Stay, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Wij zijn gevestigd aan Nieuwe Parklaan 46A, 2597 LD Den Haag en staan bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onder nummer 68466641 (btw-id NL857457469B01). Voor privacyvragen en het uitoefenen van uw rechten bereikt u ons via contact@urbanstay.nl of telefonisch via +31 (0)70 204 2250.

2. Wat wij per fase verwerken, waarom en hoe lang

Wij gebruiken géén algemene verzameltoestemming. Iedere verwerking heeft een eigen doel en grondslag. Optionele of gevoelige doelen vragen wij afzonderlijk; die toestemming kunt u altijd even eenvoudig weer intrekken als u haar gaf.

Geluidsopname van het huisbezoek (optioneel; nog niet vrijgegeven voor echte gesprekken)

Geheugensteun bij het handmatig uitwerken van de Persoonlijke Routekaart, zonder automatische transcriptie of AI-verwerking van audio.

geluidsopname en namen van de instemmende aanwezigen
datum, exacte toestemmingstekst en tekstversie
opslagstatus, uiterste wisdatum en eventuele intrekking

Grondslag:: Uw afzonderlijke toestemming — altijd intrekbaar.
Verplicht of optioneel:: Vrijwillig en afzonderlijk. Zonder opname ontvangt u dezelfde dienst. U kunt bij de woonregisseur of via ons contactadres stoppen en intrekken; de opname wordt dan gewist. Echte audio blijft geblokkeerd totdat de privacybeoordeling, verwerkersafspraken, opslaglocatie en verwijderprocedure aantoonbaar zijn afgerond. Geen diagnoses of andere onnodige gevoelige details vastleggen.
Bewaartermijn:: Direct wissen na de uitwerking en uiterlijk binnen 14 dagen. De beheerder voert dit uit; de app blokkeert toegang na de uiterste datum. Op het opnameapparaat blijven niet verzonden herstelkopieën bewaard tot bevestigde CRM-opslag of bewuste verwijdering. Geschreven antwoorden volgen de dossiertermijn; audio wissen verwijdert die antwoorden niet.

Websitebezoek en noodzakelijke techniek

De website veilig en goed laten werken.

technische loggegevens (zoals IP-adres in beveiligingslogs van de hostingpartij)
functionele sessieopslag in uw eigen browser

Grondslag:: Gerechtvaardigd belang (minimaal en uitlegbaar).
Verplicht of optioneel:: Noodzakelijk voor de werking; dit staat los van de optionele website-analyse en maakt geen marketingprofiel.
Bewaartermijn:: Technische logs alleen zolang nodig voor beveiliging en foutopsporing.

Website-analyse met Google Analytics (optioneel)

Meten welke publieke pagina's en stappen helpen om de website en klantreis te verbeteren.

bezochte publieke pagina, tijdstip en algemene technische informatie over browser en apparaat
globale locatie (land en plaats) die Google bij ontvangst uit het IP-adres afleidt; Google Analytics 4 logt of bewaart het IP-adres daarna niet
alleen vaste gebeurtenissen, zoals een verzonden terugbelverzoek — nooit namen, contactgegevens, antwoorden, formulierinhoud of volledige adressen

Grondslag:: Uw afzonderlijke toestemming — altijd intrekbaar.
Verplicht of optioneel:: Volledig optioneel. Google Analytics wordt pas geladen nadat u akkoord kiest en blijft uit op beheer-, dossier- en andere privépagina's. Weigeren heeft geen gevolgen voor de website.
Bewaartermijn:: Gebeurtenisgegevens worden in Google Analytics maximaal 2 maanden bewaard; uw keuze blijft in uw browser staan totdat u die via Cookievoorkeuren wijzigt.

Adrescheck en openbare bronnen

Uw woning herkennen en openbare woninggegevens tonen.

het ingevulde adres (postcode, huisnummer, toevoeging)
openbare gegevens uit PDOK en de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), zoals bouwjaar, oppervlakte en luchtfoto

Grondslag:: Noodzakelijk voor de door u gevraagde dienst (precontractuele stappen).
Verplicht of optioneel:: Zonder adres kunnen wij geen woningbeeld tonen.
Bewaartermijn:: Alleen bewaard wanneer u uw Eerste woonbeeld laat bewaren; anders niet aan u gekoppeld opgeslagen.

Voorlopige intake en conceptvoortgang

Uw Eerste woonbeeld maken, veilig bewaren en u toegang geven tot uw persoonlijke omgeving.

naam en e-mailadres
telefoonnummer (optioneel)
uw rol ten opzichte van de woning en — bij een vertegenwoordiger — de relatie en de bevestiging dat de eigenaar-bewoner op de hoogte is
leeftijdscategorie (nooit uw exacte geboortedatum)
voortgang, status en technische beveiligingsinformatie (zoals een gehashte toegangscode)

Grondslag:: Noodzakelijk voor de door u gevraagde dienst (precontractuele stappen).
Verplicht of optioneel:: Naam en e-mailadres zijn nodig om uw woonbeeld te bewaren en terug te vinden; telefoonnummer is optioneel.
Bewaartermijn:: Een niet-afgemaakte voorlopige intake vervalt automatisch na 30 dagen en wordt daarna opgeruimd.

Eerste woonbeeld

Een voorlopige, automatisch samengestelde weergave van woonrichtingen tonen die bij uw antwoorden past.

uw zes antwoorden over de woonsituatie
de gekoppelde openbare woninggegevens

Grondslag:: Noodzakelijk voor de door u gevraagde dienst (precontractuele stappen).
Verplicht of optioneel:: De zes vragen zijn nodig voor het woonbeeld; “dat weet ik niet” is altijd een optie.
Bewaartermijn:: Bewaard zolang uw dossier actief is, of tot u verwijdering vraagt.

Woningdossier (modules A–I)

Uw situatie stap voor stap verdiepen zodat een woonregisseur die persoonlijk kan beoordelen.

uw antwoorden per module over woning, gebruik, comfort, buurt, toekomst, betrokkenen en documenten
financiële informatie uitsluitend als doelen en bandbreedtes — nooit saldi, rekeningnummers of bankafschriften
vrijwillig ingevulde informatie die iets over gezondheid kan zeggen, alleen met uw afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming

Grondslag:: Noodzakelijk voor de door u gevraagde dienst (precontractuele stappen).
Verplicht of optioneel:: Iedere gevoelige vraag heeft de keuze “dat deel ik liever niet”; gezondheidsgerelateerde vragen kunt u volledig overslaan.
Bewaartermijn:: Bewaard zolang uw dossier actief is en daarna maximaal 24 maanden, of korter op uw verzoek.

Gezondheidsgerelateerde informatie (optioneel)

Alleen met uw uitdrukkelijke toestemming meewegen in uw persoonlijke woonbeoordeling.

vrijwillig ingevulde antwoorden over bijvoorbeeld valpreventie, alarmering of praktische hulp
nooit diagnoses, medicatie, medische dossiers of BSN — daar vragen wij niet naar

Grondslag:: Uw uitdrukkelijke toestemming — altijd intrekbaar.
Verplicht of optioneel:: Volledig optioneel. Zonder deze toestemming beoordelen wij uw dossier zonder gezondheidsinformatie.
Bewaartermijn:: Na intrekking gebruiken wij deze informatie niet meer voor de beoordeling; op verzoek verwijderen wij de antwoorden. Het bewijs van de toestemming en de intrekking bewaren wij zolang dat aantoonbaar nodig is.

Persoonlijke beoordeling

Een woonregisseur beoordeelt uw woningdossier persoonlijk en legt een bewonersveilige uitkomst vast.

uw dossierstatus en de vastgelegde beoordelingsuitkomst

Grondslag:: Noodzakelijk voor de door u gevraagde dienst (precontractuele stappen).
Verplicht of optioneel:: De beoordeling hoort bij de door u gevraagde dienst en is kosteloos.
Bewaartermijn:: Als onderdeel van uw dossier: zolang actief en daarna maximaal 24 maanden.

Terugbel- of contactverzoek

Eenmalig contact opnemen over het onderwerp waarvoor ú dat vraagt.

aanhef (optioneel)
naam
telefoonnummer
e-mailadres (optioneel)
voorkeursdag en dagdeel
de vastgelegde toestemming voor dit contactverzoek

Grondslag:: Noodzakelijk voor de door u gevraagde dienst (precontractuele stappen).
Verplicht of optioneel:: Volledig op uw initiatief. Wij gebruiken dit nooit voor andere aanbiedingen en u kunt het verzoek intrekken.
Bewaartermijn:: Als interne opvolgtaak bij uw dossier; ingetrokken verzoeken worden niet uitgevoerd.

Woonverkenning met Persoonlijke Routekaart

Na uw expliciete akkoord de ene betaalde opdracht van €495 uitvoeren, inclusief Routekaart en persoonlijke bespreking.

uw akkoord met datum en documentversies
gespreks- en routekaartinformatie in uw beveiligde dossier

Grondslag:: Noodzakelijk voor de door u gevraagde dienst (precontractuele stappen).
Verplicht of optioneel:: Start nooit automatisch; uitsluitend na persoonlijk aanbod en uw expliciete akkoord.
Bewaartermijn:: Na afronding maximaal 24 maanden, met uitzondering van de fiscale administratie.

Betaling en facturatie

Factureren en voldoen aan fiscale verplichtingen.

factuurgegevens (naam, adres, bedrag, datum)

Grondslag:: Wettelijke verplichting.
Verplicht of optioneel:: Wettelijk verplicht bij een betaalde opdracht.
Bewaartermijn:: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

Eventuele deling met een partner

Alleen na uw afzonderlijke toestemming per concrete partner, gegevenssoort en doel.

uitsluitend de gegevens die vooraf met u zijn besproken, per partner en per doel

Grondslag:: Uw afzonderlijke toestemming — altijd intrekbaar.
Verplicht of optioneel:: Er bestaat geen algemene partnertoestemming; vooraf ziet u wie, wat, waarom, hoelang en hoe u intrekt.
Bewaartermijn:: De toestemming en intrekking worden gelogd zolang dat aantoonbaar nodig is.

Toestemmings- en beveiligingslogs

Aantoonbaar maken welke toestemming u wanneer gaf of introk, en misbruik voorkomen.

toestemmingstype, tekstversie, tijdstip, bron en eventuele intrekking

Grondslag:: Gerechtvaardigd belang (minimaal en uitlegbaar).
Verplicht of optioneel:: Nodig om uw rechten en onze verantwoordingsplicht waar te maken.
Bewaartermijn:: Alleen zolang aantoonbaar nodig.

Vult u een gegeven niet in, dan kan het bijbehorende onderdeel mogelijk niet worden geleverd — bijvoorbeeld: zonder e-mailadres kunnen wij uw Eerste woonbeeld niet bewaren. Optionele velden hebben nooit gevolgen voor de kosteloze onderdelen.

3. Openbare bronnen en gegevens via een vertegenwoordiger

Woning- en wijkgegevens komen uit openbare registers: PDOK, de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en CBS-wijkstatistieken. Deze openbare gegevens zijn een startpunt en geen taxatie of advies.

Doet een familielid of andere vertegenwoordiger de aanvraag, dan vragen wij alleen de relatie tot de eigenaar-bewoner en de bevestiging dat deze van de aanvraag weet. Wij informeren de eigenaar-bewoner zo spoedig mogelijk over de verwerking, nemen nooit zelfstandig contact op en starten gevoelige verdieping pas nadat de eigenaar-bewoner zelf instemt of een aantoonbare volmacht is gecontroleerd. Een vertegenwoordiger wordt nooit alleen door een e-maillink eigenaar van het dossier.

4. Automatisch samengestelde voorlopige woonrichtingen

Uw Eerste woonbeeld wordt automatisch samengesteld met uitlegbare regels op basis van uw eigen antwoorden en openbare woninggegevens. Het is een voorlopige weergave van woonrichtingen: géén besluit, géén advies en zonder juridisch of vergelijkbaar bindend gevolg. Voordat er ooit een vervolgaanbod ontstaat, beoordeelt een woonregisseur uw situatie persoonlijk.

5. Wie ontvangt uw gegevens?

Uw gegevens zijn niet openbaar en worden nooit verkocht. Wij delen niets met een partner zonder uw afzonderlijke toestemming per concrete partner, gegevenssoort en doel. Wel gebruiken wij dienstverleners (verwerkers) om de dienst te leveren:

Hosting en beveiligde database. Onze applicatie en database draaien bij Europese datacenters van gespecialiseerde hostingpartijen, met versleutelde verbindingen en toegangsbeperking.
E-maildienst. Voor beveiligde toegangslinks en dienstberichten gebruiken wij een e-maildienstverlener. Verificatie- en toegangsmails zijn dienstberichten, geen marketing.
Google Analytics. Alleen na uw toestemming gebruikt Google Ireland Limited minimale bezoekgegevens voor onze eigen webstatistieken. Advertentiepersonalisatie, Google-signalen, User-ID en meting op privépagina's staan uit.
Beheeromgeving van Urban Stay. Alleen geautoriseerde medewerkers van Urban Stay met een eigen account en een beperkte rol kunnen dossiers inzien.

Gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte. Voor zover een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat uitsluitend met passende waarborgen zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

6. Beveiliging

Uw dossier is alleen toegankelijk via een beveiligde, persoonlijke toegangslink naar uw e-mailadres. Gegevens worden versleuteld verzonden en opgeslagen in een beveiligde database met strikte toegangsregels per rij. Toegangscodes bewaren wij uitsluitend gehasht. Alleen geautoriseerde medewerkers kunnen dossiers inzien; wij loggen toestemmings- en beveiligingsgebeurtenissen zonder gevoelige formulierinhoud.

7. Cookies en meten zonder advertentieprofiel

Voor de werking gebruiken wij functionele opslag in uw eigen browser, zoals uw sessie en tijdelijke campagnecode (utm). Die campagnecode wordt niet omgezet in een persoonlijk marketingprofiel. Wij plaatsen geen advertentiepixels en gebruiken geen gegevens voor advertentiepersonalisatie.

Google Analytics wordt uitsluitend geladen nadat u kiest voor “Akkoord met meten”. We meten dan publieke paginabezoeken en een klein aantal vaste gebeurtenissen, zoals een verzonden terugbelverzoek. Beheer-, dossier- en andere privépagina's zijn uitgesloten. Daarin staan nooit antwoorden, namen, e-mailadressen, telefoonnummers, formulierinhoud of volledige adressen. U kunt uw keuze altijd wijzigen via “Cookievoorkeuren” onderaan de website; bij weigeren of intrekken laden wij Google Analytics niet meer en verwijderen wij de Google Analytics-cookies die wij kunnen bereiken.

Daarnaast meten wij minimale, niet-inhoudelijke gebruiksstappen in ons eigen beveiligde systeem (bijvoorbeeld “vraag 3 bereikt”). Ook daarin staat geen formulierinhoud of direct identificerend gegeven.

8. E-mails: dienstberichten, geen marketing

Verificatie- en toegangsmails zijn beveiligings- en dienstberichten. Ze bevatten geen reclame en gelden nooit als toestemming voor nieuwsbrieven of aanbiedingen. Urban Stay verstuurt op dit moment geen nieuwsbrief. Komt die er, dan uitsluitend met een aparte, vooraf uitgevinkte aanmelding die u per bericht kosteloos kunt opzeggen.

9. Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens en bezwaar. Gaf u toestemming, dan kunt u die altijd intrekken; dat doet u in uw dossieromgeving of via contact@urbanstay.nl. Intrekken heeft geen terugwerkende kracht en heeft geen gevolgen voor de kosteloze onderdelen van de dienst.

Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Is een verzoek uitzonderlijk complex, dan mag die termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; u hoort dat dan binnen de eerste maand, met de reden.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt, maar dat is geen voorwaarde.

10. Versie en wijzigingen

Wijzigen wij deze verklaring, dan passen wij het versienummer en de datum aan en bewaren wij eerdere versies. Toestemmingen verwijzen altijd naar de tekstversie die u destijds zag.

2026-10-23-v9 (23 oktober 2026). Beschrijft optionele audio, afzonderlijke intrekking, lokale herstelkopieën en de bewaartermijn. Echte opnamen blijven geblokkeerd tot aantoonbare privacyvrijgave; automatische transcriptie en AI-verwerking van audio zijn niet actief.
2026-10-05-v8 (5 oktober 2026). Voegt optionele Google Analytics-meting toe die pas na toestemming start, geen formulierinhoud meet en privépagina's uitsluit.
2026-10-05-v7 (5 oktober 2026). Corrigeert het vestigingsadres van Balkstone B.V. naar Nieuwe Parklaan 46A; de inhoudelijke verwerking en bewaartermijnen zijn ongewijzigd.
2026-10-04-v6 (4 oktober 2026). Specificeert welke gegevens bij een terugbel- of contactverzoek worden verwerkt; de bewaartermijn is ongewijzigd.
2026-09-17-v5 (17 september 2026). Verduidelijkt dat de Woonverkenning en Persoonlijke Routekaart samen één opdracht van €495 inclusief btw vormen en alleen uitvoering een aparte opdracht is.
2026-09-02-v4 (2 september 2026). Volledig herschreven: doelgebonden grondslagen per fase, bewaartermijnen per fase, uitdrukkelijke toestemming voor gezondheidsinformatie, terugbelverzoeken, partnerdeling per doel, AVG-reactietermijn en klachtrecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
2026-09-01-v3 (1 september 2026). Prijs- en tekstcorrecties in de juridische documentenset.
2026-08-19-v2 (19 augustus 2026). Eerste volledige privacyverklaring voor de Haagse pilot.